Khảo sát văn phòng trước khi thiết kế cần kiểm tra những gì?

Khảo sát văn phòng là bước đo đạc kích thước thực tế mặt bằng, đánh giá hiện trạng kết cấu kiến trúc, hệ thống cơ điện (MEP), điều hòa (HVAC) và PCCC. Việc rà soát kỹ lưỡng các hạng mục này ngay trước khi lên bản vẽ thiết kế giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác không gian, bố trí layout tối ưu, phát hiện sớm các rủi ro kỹ thuật ẩn và dự trù ngân sách thi công sát sao nhất, tránh đội vốn về sau.

Có một thực tế khá phổ biến khi setup không gian làm việc mới: chúng ta thường bắt đầu bằng việc tìm kiếm những ý tưởng thiết kế tuyệt đẹp trên mạng, tham khảo các phong cách đang thịnh hành và hình dung về một văn phòng lý tưởng. Sự hào hứng đó là hoàn toàn dễ hiểu. Tuy nhiên, để chuyển hóa những ý tưởng bay bổng đó thành một bản vẽ khả thi và một công trình an toàn, bước chân đầu tiên luôn phải đặt tại hiện trường mặt bằng.

Một buổi khảo sát văn phòng chuyên sâu không chỉ dừng lại ở việc dùng thước dây đo chiều dài, chiều rộng của căn phòng. Nó là quá trình “khám sức khỏe tổng quát” cho không gian, nơi các kiến trúc sư và kỹ sư bóc tách những lớp hạ tầng kỹ thuật ngầm. Nếu bỏ qua hoặc làm hời hợt bước này, những rủi ro phát sinh trong quá trình thi công có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn thêm hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng không đáng có. Vậy, một buổi khảo sát đúng chuẩn chuyên gia sẽ bao gồm những hạng mục nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Tại sao khảo sát hiện trạng lại quyết định sự thành bại của dự án?

Nhiều ban quản lý dự án hoặc bộ phận hành chính nhân sự thường đặt câu hỏi: “Chúng tôi đã có sẵn bản vẽ mặt bằng (Floor plan) do ban quản lý tòa nhà cung cấp rồi, tại sao vẫn cần một đơn vị thiết kế đến tận nơi khảo sát lại?”.

Theo kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp, bản vẽ trên giấy và hiện trạng thực tế luôn tồn tại những sai số nhất định. Bản vẽ của tòa nhà thường là bản thiết kế ban đầu, nhưng trải qua quá trình xây dựng, lớp trát tường, lớp ốp cột, hoặc những tàn dư từ người thuê trước (tenant) để lại có thể làm thay đổi hoàn toàn kích thước thực tế.

Việc không nắm rõ hệ thống dầm cột, đường đi của ống gió máy lạnh hay vị trí tủ điện tổng sẽ dẫn đến một bản thiết kế 3D “phi thực tế”. Đến khi thi công, vách ngăn có thể vướng vào đầu phun PCCC, hoặc khu vực làm việc không đủ ánh sáng và tải lạnh. Do đó, khảo sát văn phòng chính là bước xác lập tính khả thi của dự án, giúp định hình một bản dự toán chi phí chính xác và đảm bảo tiến độ thi công không bị đứt gãy.

Khảo sát văn phòng thực tế giúp đối chiếu sai số với bản vẽ gốc của tòa nhà.

Khảo sát kết cấu kiến trúc và phần thô mặt bằng

Bước đầu tiên và trực quan nhất khi bước vào một mặt bằng là đánh giá cấu trúc vật lý của không gian. Những thông số này sẽ là “khung xương” để các kiến trúc sư lên phương án phân bổ không gian (Space planning).

1. Đo đạc kích thước thực tế (Dimension & As-built)

• Thay vì chỉ tin vào bản vẽ PDF có sẵn, các kỹ sư sẽ sử dụng máy laser đo khoảng cách chi tiết từ tường đến tường, vị trí các cột chịu lực, khoảng cách giữa các cột.
• Đo chiều cao thông thủy: Đây là thông số cực kỳ quan trọng (khoảng cách từ mặt sàn đến trần bê tông hoặc cao độ đáy dầm thấp nhất). Cao độ này quyết định việc doanh nghiệp có thể đóng trần thạch cao che kín hệ thống ống nước hay phải để trần mở (open ceiling) để đảm bảo không gian không bị bức bối.

2. Đánh giá chất lượng sàn, tường và cửa sổ

Mặt sàn: Kiểm tra độ bằng phẳng của sàn bê tông. Nếu sàn quá gồ ghề, việc thi công sàn nâng (Raised floor) hoặc lót thảm, dán vinyl sau này sẽ không đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ bong tróc.

Vách tường hiện trạng: Quan sát xem tường có dấu hiệu thấm dột hay nứt nẻ không. Ở các tòa nhà cũ, hệ thống chống thấm quanh khung cửa sổ thường hay xuống cấp, có thể gây hư hỏng nội thất gỗ nếu không được xử lý ngay từ đầu.

Nguồn sáng tự nhiên: Ghi nhận hướng nắng chiếu vào các khung cửa kính. Những khu vực có nắng gắt chiều Tây sẽ cần giải pháp rèm cản nhiệt hoặc bố trí khu vực ít người ngồi liên tục (như pantry, hành lang) để tiết kiệm điện năng làm mát.

Đo đạc kích thước kiến trúc bằng máy laser trong quá trình khảo sát văn phòng.

Rà soát hệ thống kỹ thuật cơ điện (MEP), HVAC và PCCC

Nếu phần kiến trúc là khung xương, thì hệ thống kỹ thuật ngầm chính là mạch máu quyết định sự sống của văn phòng. Đa số các chi phí phát sinh khổng lồ đều nằm ở nhóm hạng mục này nếu việc khảo sát không được thực hiện triệt để.

Xem thêm: Thiết kế văn phòng cần lưu ý PCCC, HVAC, MEP gì để tránh rủi ro?

1. Hệ thống điều hòa và thông gió (HVAC) Với mặt bằng thô, hệ thống máy lạnh thường đang được thiết kế dạng mở (cung cấp lạnh cho toàn bộ một diện tích lớn). Tuy nhiên, khi bạn muốn chia nhỏ thành các phòng họp kín, phòng Giám đốc, bạn cần kiểm tra:

• Vị trí dàn lạnh (FCU) và họng gió (Diffuser) hiện tại có dễ dàng di dời, chia nối thêm ống gió (ducting) vào các phòng kín không?
• Hệ thống cấp khí tươi (Fresh air) và hút khí thải có đáp ứng đủ tiêu chuẩn để nhân viên không cảm thấy buồn ngủ, ngột ngạt không?

2. Hệ thống Phòng cháy chữa cháy (PCCC) Đây là hạng mục nhạy cảm nhất liên quan đến tính pháp lý khi thi công trong các tòa nhà hạng A, B. Khảo sát viên phải ghi nhận vị trí của các đầu phun Sprinkler, đầu báo khói tự động và họng vách tường. Mọi thiết kế vách ngăn sau này đều phải tuân thủ khoảng cách tối thiểu đến đầu phun theo quy chuẩn PCCC hiện hành.
3. Khảo sát nguồn điện và mạng (MEP)

• Xác định vị trí tủ điện tổng (DB) do tòa nhà cung cấp và đánh giá công suất điện cấp cho mặt bằng. Nếu doanh nghiệp của bạn có hệ thống Server lớn hoặc nhiều thiết bị điện, công suất hiện trạng có thể không đủ và cần phải xin tòa nhà nâng cấp thêm ampe (A).
• Kiểm tra lộ trình đi dây điện, dây mạng từ phòng kỹ thuật (Shaft) của tòa nhà vào đến mặt bằng. Việc này giúp dự trù chính xác độ dài cáp và phương án đi cáp ngầm dưới sàn hay đi trên máng cáp (Cable tray) treo trần.

Kiểm tra tủ điện tổng và hệ thống MEP là bắt buộc khi khảo sát văn phòng.

Tìm hiểu quy định tòa nhà và logistics thi công

Khảo sát văn phòng không chỉ nhìn vào bên trong 4 bức tường, mà còn phải đánh giá môi trường xung quanh và các rào cản hành chính của ban quản lý tòa nhà (Property Management).

1. Yêu cầu cuốn sổ tay nhà thầu (Tenant Fit-out Guide) Mỗi tòa nhà sẽ có những quy định riêng về an toàn thi công. Việc nắm bắt trước bộ quy định này trong quá trình khảo sát giúp đơn vị thiết kế không vẽ ra những hạng mục “bất khả thi”. Ví dụ, có những tòa nhà nghiêm cấm việc đục khoét trần bê tông, hoặc bắt buộc phải dùng ống luồn dây điện chống cháy loại đặc biệt thay vì loại phổ thông.
2. Khảo sát tuyến đường vận chuyển (Logistics) Làm sao để đưa một tấm kính cường lực dài 3 mét hay một chiếc bàn họp nguyên khối lên tầng 20? Đội ngũ khảo sát cần phải kiểm tra kích thước cửa thang máy chở hàng (Service lift), độ rộng của hành lang, khúc cua cầu thang bộ và khu vực tập kết xà bần dưới hầm. Nếu hàng hóa không lọt thang máy, nhà thầu sẽ phải đưa ra giải pháp cắt ghép vật liệu ngay từ khâu sản xuất tại xưởng, tránh tình trạng hàng chở đến nơi lại phải mang về sửa chữa.

• Alt text: Đánh giá tuyến đường vận chuyển và kích thước thang máy khi khảo sát văn phòng.

Checklist tổng hợp các hạng mục rà soát trước khi thiết kế

Để quý doanh nghiệp dễ dàng hình dung và có thể tự mình giám sát chất lượng làm việc của đơn vị đối tác trong buổi gặp mặt đầu tiên, chúng tôi tóm tắt lại quá trình rà soát thành một bảng Checklist khảo sát văn phòng thực tế dưới đây:

Checklist các hạng mục quan trọng trong quá trình khảo sát văn phòng chuyên nghiệp.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp trước buổi khảo sát mặt bằng

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi đặt lịch hẹn, dưới đây là những thắc mắc chúng tôi thường nhận được từ phía các doanh nghiệp.

1. Buổi khảo sát mặt bằng thực tế thường mất bao lâu? Tùy thuộc vào quy mô, nhưng với các văn phòng diện tích dưới 300m2, quá trình khảo sát kỹ thuật thường kéo dài từ 45 phút đến 1,5 giờ. Đối với các mặt bằng lớn hoặc hiện trạng hệ thống kỹ thuật quá cũ, thời gian có thể kéo dài hơn để bóc tách chi tiết.
2. Khảo sát văn phòng có tính phí không? Tại các đơn vị chuyên nghiệp, quá trình khảo sát mặt bằng và tư vấn layout sơ bộ ban đầu thường được hỗ trợ miễn phí. Đây là bước tìm hiểu hiện trạng để nhà thầu có cơ sở đưa ra đề xuất không gian (Proposal) sát với nhu cầu của bạn nhất.
3. Tôi cần chuẩn bị giấy tờ gì trước buổi khảo sát không? Sẽ rất tuyệt vời nếu bạn xin trước từ Ban quản lý tòa nhà bản vẽ mặt bằng hiện trạng (Autocad hoặc PDF) và Sổ tay hướng dẫn thi công (Fit-out guide). Ngoài ra, hãy chuẩn bị một bản tóm tắt nhu cầu (Brief) gồm số lượng nhân sự dự kiến, các phòng ban cần có và phong cách thiết kế bạn mong muốn.
4. Khảo sát mặt bằng thô (Bare shell) và mặt bằng đã hoàn thiện (Fitted-out) khác nhau thế nào? Mặt bằng thô thường dễ khảo sát hơn vì mọi hệ thống kỹ thuật đều lộ thiên. Với mặt bằng cải tạo lại (Fitted-out) từ người thuê cũ, khảo sát viên sẽ phải mở các nắp thăm trần để soi hệ thống điện nước bên trên, đồng thời đánh giá xem các vách ngăn, sàn cũ có thể giữ lại để tiết kiệm chi phí hay phải tháo dỡ toàn bộ.
5. Đại diện ban lãnh đạo công ty có bắt buộc phải tham gia buổi khảo sát không? Không bắt buộc. Thường bộ phận hành chính nhân sự hoặc quản lý dự án có thể đại diện đi cùng nhà thầu. Tuy nhiên, sự có mặt của người ra quyết định sẽ giúp quá trình trao đổi ý tưởng (brainstorming) ngay tại không gian thực tế trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Cần chuẩn bị gì trước khi kỹ sư đến khảo sát văn phòng thực tế?

Bước tiếp theo: Sẵn sàng cho buổi khảo sát văn phòng thực tế

Quá trình chuyển đổi từ một mặt bằng trống rỗng thành một không gian làm việc chuyên nghiệp, khơi nguồn cảm hứng và vận hành trơn tru là một chặng đường đòi hỏi sự chuẩn xác ngay từ viên gạch đầu tiên. Thông qua việc tìm hiểu các hạng mục thiết yếu trong buổi khảo sát văn phòng, bạn đã nắm trong tay bộ tiêu chuẩn để đánh giá năng lực của đối tác thiết kế và chủ động hơn trong việc bảo vệ ngân sách của doanh nghiệp mình.

Thay vì tự mình “đo mò” hoặc lo lắng về những rủi ro kỹ thuật ẩn sau lớp trần thạch cao, cách nhanh nhất và an toàn nhất là để những chuyên gia có chuyên môn đồng hành cùng bạn.

ĐẶT LỊCH KHẢO SÁT MẶT BẰNG MIỄN PHÍ

Nếu bạn đã nhận bàn giao mặt bằng từ tòa nhà hoặc đang có ý định cải tạo không gian hiện tại, hãy liên hệ HELI INTERIOR DESIGN ngay để sắp xếp một buổi khảo sát tận nơi. Đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư của chúng tôi sẽ có mặt để đo đạc hiện trạng, tư vấn trực tiếp giải pháp không gian (layout) và giúp bạn phác thảo cấu trúc chi phí hoàn toàn minh bạch.