Nếu bạn đã từng chán ngấy cảnh phải làm việc trong những quán cà phê ồn ào, mạng wifi chập chờn, hay cảm thấy cô đơn khi quanh quẩn mãi trong bốn bức tường ở nhà, thì chắc hẳn bạn đã từng nghe ai đó khuyên: “Ra coworking space ngồi thử đi!”.
Trong vài năm trở lại đây, khái niệm này đã bùng nổ và trở thành một phần quen thuộc của môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt với cộng đồng freelancer và các startup. Tuy nhiên, nếu chưa từng bước chân vào một coworking space, bạn có thể sẽ băn khoăn với nhiều câu hỏi: Bản chất của mô hình này là gì? Chi phí sử dụng ra sao? Và liệu nó có thực sự mang lại hiệu quả như nhiều người chia sẻ?
Hãy cùng HELI INTERIOR DESIGN tìm hiểu chi tiết về co-working space, từ cách hoạt động, các mô hình phổ biến cho đến những ưu – nhược điểm cần cân nhắc trước khi lựa chọn không gian làm việc phù hợp.
Co-working space là gì?
Co-working space mang đến không gian làm việc chuyên nghiệp, khơi nguồn sáng tạo.
Coworking space (dịch ra tiếng Việt là không gian làm việc chung hay văn phòng chia sẻ) là một mô hình nơi những cá nhân, nhóm làm việc hoặc các công ty khác nhau cùng chia sẻ một không gian làm việc vật lý.
Khác với văn phòng truyền thống nơi mọi người đều thuộc cùng một tổ chức, những người ngồi cạnh bạn trong co-working space có thể là Freelancer & Startup, ví dụ một lập trình viên tự do, một nhóm thiết kế đồ họa, hoặc một đội ngũ marketing của một startup công nghệ.
Điểm cốt lõi làm nên sức hút của co-working space không chỉ nằm ở việc “chia sẻ cơ sở vật chất” để tiết kiệm chi phí, mà còn ở việc tạo ra một cộng đồng. Tại đây, bạn có không gian riêng để tập trung, nhưng ngay khi bước ra khu vực chung, bạn có cơ hội kết nối, giao lưu và thậm chí tìm kiếm đối tác làm ăn từ chính những người “hàng xóm” của mình. Đây chính là bản chất thực sự khi người ta nhắc đến khái niệm coworking space là gì.
Co-working space hoạt động như thế nào?
Bạn có thể linh hoạt chọn gói dịch vụ theo ngày, theo tháng tùy nhu cầu.
Dưới góc độ vận hành, co-working space hoạt động dựa trên mô hình “Membership” (Thẻ thành viên) hoặc “Pay-as-you-go” (Dùng đến đâu trả đến đó). Ban quản lý tòa nhà sẽ lo toàn bộ các khâu từ thiết kế, trang bị nội thất, internet, điện nước, đến dọn dẹp vệ sinh. Việc của bạn chỉ là xách máy tính đến và làm việc.
Các gói dịch vụ phổ biến để bạn sử dụng không gian làm việc chung bao gồm:
Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk)
Hot Desk là hình thức chỗ ngồi linh hoạt trong không gian làm việc chung. Người dùng có thể mua thẻ theo ngày hoặc theo tháng và sử dụng bất kỳ chỗ ngồi trống nào tại khu vực làm việc chung.
Mô hình này phù hợp với freelancer hoặc những người thích thay đổi không gian làm việc mỗi ngày để tăng cảm hứng sáng tạo.
Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)
Với Dedicated Desk, bạn sẽ có một bàn làm việc cố định tại khu vực chung của co-working space. Chỗ ngồi này được giữ riêng cho bạn mỗi ngày, giúp bạn có thể để lại màn hình, tài liệu hoặc các thiết bị làm việc cá nhân một cách thuận tiện.
Đây là lựa chọn phù hợp cho những người làm việc thường xuyên tại không gian làm việc chung nhưng vẫn muốn có một vị trí ổn định.
Văn phòng riêng (Private Office)
Private Office là phòng làm việc riêng biệt, có cửa khóa riêng, dành cho các nhóm từ 2 đến vài chục người. Mặc dù có không gian riêng tư, các doanh nghiệp vẫn được hưởng đầy đủ tiện ích và cộng đồng của co-working space.
Mô hình này thường được các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ lựa chọn vì vừa đảm bảo sự riêng tư, vừa tận dụng được hệ sinh thái chung.
Tiện ích đi kèm trong Co-working Space
Khi sử dụng bất kỳ gói dịch vụ nào tại co-working space, người dùng thường được hưởng nhiều tiện ích đi kèm như:
- Wifi tốc độ cao phục vụ công việc liên tục
- Khu vực pantry với trà, cà phê và nước uống
- Khu vực lounge để tiếp khách hoặc thư giãn
- Phone booth dành cho các cuộc gọi riêng
Ngoài ra, nhiều không gian làm việc chung còn cung cấp thêm các dịch vụ như phòng họp, máy in, tủ khóa cá nhân, thường được tính theo giờ hoặc được cấp một số lượt sử dụng miễn phí mỗi tháng.
Khi sử dụng dịch vụ tại co-working space, người dùng thường được hưởng nhiều tiện ích
Đối tượng nào nên sử dụng co-working space?
Startup và freelancer là những khách hàng quen thuộc nhất của không gian làm việc chung.
Không phải ngẫu nhiên mà mô hình văn phòng chia sẻ lại bùng nổ mạnh mẽ. Tính linh hoạt của nó giải quyết được “nỗi đau” của rất nhiều tệp khách hàng khác nhau:
Freelancer và Digital Nomad (Dân du mục kỹ thuật số): Những người làm việc tự do cần một môi trường chuyên nghiệp hơn quán cà phê và bớt cô lập hơn ở nhà. Co-working space cung cấp cho họ sự tập trung cao độ và cơ hội thoát khỏi cảm giác “làm việc một mình”.
Startup và các nhóm dự án nhỏ: Trong giai đoạn đầu, các startup có nguồn vốn mỏng và số lượng nhân sự biến động liên tục (có thể tháng này 3 người, tháng sau lên 10 người). Mô hình này giúp họ không phải ký hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn hay đau đầu về chi phí setup văn phòng.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) mở chi nhánh: Khi một công ty ở TP.HCM muốn mở văn phòng đại diện tại Hà Nội với chỉ 2-3 nhân sự sale, việc thuê văn phòng chia sẻ là bài toán kinh tế thông minh nhất.
Nhân viên Remote / Hybrid của tập đoàn lớn: Nhiều công ty lớn hiện nay cấp ngân sách cho nhân viên tự chọn co-working space gần nhà để làm việc, giúp họ giảm thời gian di chuyển mà vẫn đảm bảo hiệu suất.
Ưu điểm của co-working space
Mở rộng mối quan hệ là một trong những giá trị lớn nhất của co-working space.
Trong những năm gần đây, co-working space (không gian làm việc chung) đã trở thành lựa chọn phổ biến của freelancer, startup và cả các doanh nghiệp nhỏ. Không chỉ đơn thuần là nơi làm việc, mô hình này còn mang lại nhiều lợi ích về chi phí, sự linh hoạt và cơ hội kết nối. Dưới đây là những lý do mà dạng văn phòng làm việc này được nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.
Tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro ban đầu
Một trong những ưu điểm lớn nhất của co-working space là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành. Thay vì phải đầu tư số tiền lớn để thuê mặt bằng dài hạn, thiết kế văn phòng, mua sắm nội thất và lắp đặt hạ tầng internet, bạn có thể sử dụng ngay một không gian làm việc đã được trang bị đầy đủ.
Hầu hết các co-working space đều cung cấp sẵn bàn làm việc, wifi tốc độ cao, phòng họp, khu vực tiếp khách và các tiện ích văn phòng khác. Điều này giúp doanh nghiệp bắt đầu làm việc ngay lập tức mà không cần tốn thời gian và chi phí chuẩn bị.
Linh hoạt trong quy mô và thời gian thuê
Co-working space mang lại sự linh hoạt cao trong việc sử dụng không gian làm việc
So với văn phòng truyền thống, co-working space mang lại sự linh hoạt cao trong việc sử dụng không gian làm việc. Bạn có thể bắt đầu chỉ với một chỗ ngồi cá nhân, sau đó mở rộng thành phòng làm việc riêng cho đội nhóm khi doanh nghiệp phát triển.
Bên cạnh đó, các gói thuê cũng rất đa dạng, từ thuê theo ngày, theo tháng đến theo năm, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chi phí và quy mô phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp
Làm việc tại không gian làm việc chung cũng giúp cá nhân và doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác và khách hàng. Thay vì gặp gỡ tại quán cà phê, bạn có thể tiếp đón đối tác tại văn phòng với lễ tân, phòng họp và khu vực tiếp khách chuyên nghiệp.
Phần lớn các co-working space đều tọa lạc tại các tòa nhà văn phòng hiện đại, tạo ấn tượng tốt và góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Cộng đồng và cơ hội kết nối (Networking)
Một điểm đặc biệt của co-working space chính là cộng đồng làm việc đa dạng. Tại đây, bạn có cơ hội làm việc cùng freelancer, startup, chuyên gia công nghệ và nhiều doanh nghiệp khác.
Nhiều không gian làm việc chung còn thường xuyên tổ chức workshop, sự kiện networking, talkshow hoặc các buổi giao lưu cộng đồng. Đây là cơ hội tốt để tìm kiếm đối tác, khách hàng tiềm năng hoặc thậm chí là những cộng sự phù hợp cho dự án của bạn.
Nhược điểm cần cân nhắc
Tiếng ồn và sự xao nhãng là những vấn đề bạn cần chuẩn bị tâm lý đối mặt.
Mặc dù co-working space (không gian làm việc chung) mang lại nhiều lợi ích về chi phí và sự linh hoạt, mô hình này không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi cá nhân hoặc doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn văn phòng chia sẻ, bạn nên cân nhắc một số hạn chế dưới đây:
Thiếu sự riêng tư và bảo mật thông tin
Một trong những nhược điểm của co-working space là mức độ riêng tư không cao, đặc biệt khi làm việc tại khu vực hot desk hoặc không gian chung.
Đối với những ngành nghề yêu cầu tính bảo mật cao như tài chính, kế toán, tư vấn pháp lý hoặc phát triển công nghệ, việc làm việc ở khu vực mở có thể tiềm ẩn rủi ro lộ thông tin. Ví dụ, dữ liệu trên màn hình máy tính hoặc nội dung cuộc gọi có thể vô tình bị người xung quanh nhìn thấy hoặc nghe được.
Môi trường làm việc có thể gây xao nhãng
Đặc trưng của co-working space là tính cộng đồng và sự tương tác giữa các thành viên. Vì vậy, các khu vực như lounge, pantry hoặc khu sinh hoạt chung thường có nhiều người qua lại, trò chuyện hoặc tổ chức các hoạt động kết nối.
Điều này đôi khi có thể gây mất tập trung, đặc biệt với những người cần không gian làm việc yên tĩnh hoặc tập trung cao độ. Trong trường hợp này, nhiều người lựa chọn sử dụng tai nghe chống ồn hoặc làm việc trong phòng riêng để giảm bớt sự xao nhãng.
Hạn chế khả năng cá nhân hóa không gian làm việc
So với văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ thường có những quy định chung về thiết kế và bố trí không gian. Điều này khiến doanh nghiệp khó tự do thay đổi nội thất, sơn tường theo màu thương hiệu hay trang trí logo lớn tại khu vực làm việc.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn xây dựng bản sắc thương hiệu rõ ràng thông qua không gian văn phòng, co-working space có thể chưa phải là lựa chọn tối ưu.
Các mô hình co-working space phổ biến hiện nay
Thị trường hiện nay có rất nhiều ngách văn phòng chia sẻ để đáp ứng nhu cầu đa dạng.
Thị trường co-working space (không gian làm việc chung) hiện nay đang phát triển mạnh mẽ và đa dạng hơn rất nhiều so với trước đây. Không còn đơn thuần là việc bố trí bàn ghế để cho thuê, các văn phòng chia sẻ đã được thiết kế theo nhiều mô hình khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng nhóm người dùng như freelancer, startup hay doanh nghiệp nhỏ:
Dưới đây là những mô hình co-working space phổ biến hiện nay trên thị trường.
Mô hình Co-working Space truyền thống (General Co-working)
Co-working Space truyền thống là mô hình không gian làm việc chung phổ biến nhất hiện nay
Đây là mô hình không gian làm việc chung phổ biến nhất hiện nay. Các co-working space dạng này thường cung cấp nhiều loại hình không gian như khu vực làm việc mở (open space), chỗ ngồi linh hoạt, chỗ ngồi cố định và cả văn phòng riêng cho nhóm nhỏ.
Mô hình này phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, từ freelancer, startup cho đến doanh nghiệp đang tìm kiếm một văn phòng linh hoạt. Nhiều thương hiệu lớn trên thế giới và tại Việt Nam đang vận hành theo mô hình này, chẳng hạn như WeWork hay Dreamplex.
Mô hình Co-working Space theo ngách (Niche Co-working)
Niche Co-working thường được thiết kế với cơ sở vật chất và tiện ích phù hợp với một nhóm nghề nghiệp hoặc đối tượng cụ thể.
Bên cạnh mô hình truyền thống, nhiều co-working space theo ngách đã xuất hiện để phục vụ những cộng đồng chuyên biệt. Các không gian này thường được thiết kế với cơ sở vật chất và tiện ích phù hợp với một nhóm nghề nghiệp hoặc đối tượng cụ thể.
Ví dụ, một số co-working space dành riêng cho nhà thiết kế hoặc người làm sáng tạo có thể trang bị thêm máy in 3D, phòng studio hoặc xưởng chế tác nhỏ. Ngoài ra, cũng có những không gian làm việc chung dành riêng cho phụ nữ khởi nghiệp, tập trung vào việc xây dựng cộng đồng và hỗ trợ phát triển kinh doanh.
Mô hình Hybrid Space (Không gian lai)
Hybrid co-working space là mô hình kết hợp giữa không gian làm việc với các dịch vụ khác như quán cà phê, khách sạn hoặc trung tâm sáng tạo.
Chẳng hạn, một số quán cà phê được thiết kế thêm khu vực làm việc yên tĩnh với wifi mạnh và ổ cắm điện, hoặc các khách sạn bố trí khu co-working ở tầng trệt dành cho khách lưu trú và người làm việc tự do. Mô hình này mang lại trải nghiệm linh hoạt hơn, vừa có thể làm việc, gặp gỡ đối tác, vừa thư giãn trong cùng một không gian.
Kinh nghiệm lựa chọn co-working space phù hợp
Đừng vội chốt hợp đồng dài hạn nếu chưa trải nghiệm thử một ngày làm việc.
Việc lựa chọn co-working space (không gian làm việc chung) phù hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc và trải nghiệm hàng ngày của bạn. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng dài hạn với bất kỳ văn phòng chia sẻ nào, bạn nên dành thời gian trải nghiệm và đánh giá kỹ lưỡng.
Dưới đây là một số kinh nghiệm lựa chọn co-working space giúp bạn tìm được không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của mình.
Trải nghiệm thử một ngày làm việc (Day Pass)
Nhiều co-working space hiện nay cung cấp gói dùng thử theo ngày hoặc vé day-pass. Đây là cơ hội tốt để bạn trực tiếp trải nghiệm môi trường làm việc trước khi quyết định thuê dài hạn.
Hãy mang laptop đến làm việc trọn vẹn một ngày để cảm nhận mức độ tiếng ồn, nhiệt độ điều hòa, ánh sáng và bầu không khí làm việc. Điều này sẽ giúp bạn biết được liệu không gian đó có thực sự phù hợp với phong cách làm việc của mình hay không.
Kiểm tra hạ tầng và trang thiết bị
Hai yếu tố quan trọng nhất của không gian làm việc chung là kết nối internet và chất lượng ghế ngồi. Bạn nên kiểm tra tốc độ wifi vào giờ cao điểm (ví dụ khoảng 3 giờ chiều) để đảm bảo đường truyền ổn định khi nhiều người cùng sử dụng.
Ngoài ra, hãy chú ý đến ghế làm việc công thái học (ergonomic). Một chiếc ghế tốt sẽ giúp bạn ngồi làm việc nhiều giờ mà vẫn thoải mái, tránh các vấn đề về cột sống và sức khỏe.
Tìm hiểu kỹ các chi phí phát sinh
Bên cạnh giá thuê cơ bản, một số co-working space có thể phát sinh thêm các khoản chi phí khác. Vì vậy, bạn nên hỏi rõ các thông tin như: Mỗi tháng được miễn phí bao nhiêu giờ sử dụng phòng họp, Chi phí in ấn, photocopy được tính như thế nào, có hỗ trợ phí gửi xe máy hoặc ô tô hay không,…
Những khoản chi phí nhỏ này nếu cộng lại có thể tạo thành một khoản đáng kể trong ngân sách hàng tháng.
Ưu tiên vị trí thuận tiện
Vị trí địa lý cũng là yếu tố quan trọng khi chọn không gian làm việc chung. Bạn nên ưu tiên các địa điểm:
- Thuận tiện cho việc gặp gỡ khách hàng và đối tác
- Nằm gần trung tâm hoặc khu vực dễ di chuyển
- Phù hợp với vị trí sinh sống của các thành viên trong nhóm
Một co-working space có vị trí thuận lợi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển và tăng hiệu quả làm việc.
Xu hướng phát triển co-working space hiện nay
Công nghệ hóa và tập trung vào sức khỏe tinh thần là xu hướng của tương lai.
Tương lai của văn phòng chia sẻ sẽ không dừng lại ở việc cho thuê mặt bằng, mà đang chuyển dịch theo những xu hướng rất thú vị:
Sự lên ngôi của mô hình Hybrid Work
Sau đại dịch, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình Hybrid Work (làm việc kết hợp giữa văn phòng và làm việc từ xa). Thay vì thuê nguyên một văn phòng lớn trong thời gian dài, các công ty có xu hướng sử dụng gói thành viên doanh nghiệp tại co-working space.
Điều này cho phép nhân viên linh hoạt làm việc tại nhiều chi nhánh khác nhau trong cùng một thành phố, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí văn phòng và tăng tính linh hoạt cho đội ngũ nhân sự.
Tích hợp công nghệ sâu rộng (Proptech)
Công nghệ bất động sản – hay còn gọi là Proptech – đang được áp dụng ngày càng nhiều trong các không gian làm việc chung.
Nhờ các ứng dụng di động, người dùng có thể thực hiện hầu hết các thao tác như:
- Mở cửa văn phòng bằng điện thoại
- Đặt phòng họp trực tuyến
- Đăng ký tham gia sự kiện cộng đồng
- Gọi đồ uống hoặc các dịch vụ tiện ích
- Thanh toán chi phí ngay trên ứng dụng
Việc tích hợp công nghệ giúp trải nghiệm sử dụng co-working space trở nên tiện lợi và hiện đại hơn.
Tập trung vào sức khỏe và không gian xanh
Một xu hướng đáng chú ý khác của co-working space hiện đại là chú trọng đến sức khỏe thể chất và tinh thần của người dùng.
Nhiều không gian làm việc chung đang bổ sung thêm các yếu tố như:
- Không gian nhiều cây xanh và ánh sáng tự nhiên
- Phòng thiền hoặc phòng yoga
- Khu vực thư giãn và nghỉ ngơi
- Các hoạt động wellness dành cho thành viên
Những yếu tố này giúp tạo ra môi trường làm việc cân bằng và giảm căng thẳng, đặc biệt phù hợp với lối sống và văn hóa làm việc hiện đại.
Mở rộng ra khu vực ngoại thành
Trước đây, phần lớn co-working space tập trung tại các khu trung tâm thành phố với chi phí thuê cao. Tuy nhiên, xu hướng mới cho thấy nhiều hệ thống đang mở rộng ra các quận ngoại thành hoặc khu dân cư.
Việc phát triển co-working space tại vùng ven giúp người dùng có thể làm việc gần nhà hơn, giảm thời gian di chuyển và cải thiện chất lượng cuộc sống.
Kết luận
Văn phòng chia sẻ là một giải pháp tối ưu, nhưng hãy chọn nơi phù hợp nhất với phong cách của bạn.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ bản chất co-working space là gì, cách thức mô hình này vận hành, cũng như những ưu nhược điểm đi kèm. Không gian làm việc chung hay văn phòng chia sẻ không chỉ đơn thuần là giải pháp tiết kiệm chi phí, mà còn là một bệ phóng tuyệt vời về mặt tinh thần, năng lượng và sự kết nối cho bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào.
Nếu bạn là một freelancer đang tìm kiếm cảm hứng, hay một startup đang cần một môi trường năng động để tập trung phát triển sản phẩm, hãy thử bước ra khỏi phòng ngủ hay những quán cà phê quen thuộc. Hãy mua một chiếc vé ngày (day-pass), mang laptop đến không gian co-working gần nhất, trải nghiệm một ngày làm việc chuyên nghiệp, và biết đâu bạn sẽ tìm thấy đối tác lớn tiếp theo của mình ngay tại khu vực pha cà phê!
