Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) là bộ quy tắc thiết yếu trong quy hoạch không gian làm việc, đảm bảo tính hiệu quả và tối ưu trong phân bổ diện tích cho từng khu vực chức năng. Theo thống kê, một văn phòng được thiết kế đúng tiêu chuẩn diện tích có thể nâng cao hiệu suất làm việc lên đến 20% và tối ưu chi phí vận hành đến 30%.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về tiêu chuẩn thiết kế diện tích theo m2/người chung và cho từng khu vực trong văn phòng: từ không gian làm việc nhân viên, phòng lãnh đạo, đến khu vực phòng họp và quầy lễ tân. Đồng thời, bạn sẽ được tìm hiểu cách xây dựng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng và những lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng đạt chuẩn. Hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng một văn phòng chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn thiết kế ngay hôm nay.
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người)
Vì sao cần tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng?
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và tối ưu hóa không gian làm việc hiện đại. Dưới đây là 5 lợi ích quan trọng mà tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng mang lại:
- Tạo bản thiết kế chính xác: Việc xác định đúng diện tích văn phòng giúp kiến trúc sư và nhà thiết kế nội thất phác thảo bản vẽ hợp lý ngay từ đầu, hạn chế sửa đổi, đẩy nhanh tiến độ dự án và giảm chi phí phát sinh không cần thiết.
- Quản lý nguồn lực hiệu quả: Xác định chính xác diện tích cần thiết cho từng khu vực chức năng giúp tránh lãng phí không gian hoặc thiếu hụt diện tích sử dụng, từ đó tối ưu hóa chi phí thuê mặt bằng và vận hành dài hạn.
- Tối ưu hóa không gian: Tính toán diện tích văn phòng chuẩn giúp tạo môi trường làm việc có tính liên kết cao, cân bằng giữa không gian cá nhân và không gian chung, đảm bảo luồng di chuyển thông suốt giữa các phòng ban và khu vực chức năng.
- Nâng cao năng suất và sự gắn kết: Không gian được phân bổ hợp lý sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, nó còn giúp tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận, cải thiện trải nghiệm nhân viên.
- Đảm bảo an toàn và sức khỏe: Tuân thủ tiêu chuẩn diện tích văn phòng giúp đảm bảo khoảng cách an toàn giữa các vị trí làm việc, tạo không gian thông thoáng, giúp nhân viên giảm thiểu stress và các vấn đề sức khỏe nghề nghiệp.
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng giúp nên không gian làm việc khoa học và năng suất
Các mức tiêu chuẩn về diện tích thiết kế văn phòng (m2/người) chung
Cách tính diện tích văn phòng làm việc dựa vào 2 yếu tố chính là: số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng và mức diện tích trung bình cần có cho 1 nhân sự trong văn phòng.
Hiện nay có 3 mức tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng chính (TCVN) được áp dụng tại Việt Nam:
- Mức tiết kiệm: Diện tích trung bình từ 3 – 4m2/người. Đây là mức phù hợp với doanh nghiệp có mức ngân sách thấp hoặc sử dụng văn phòng cho thuê ngắnhạn.
- Mức trung bình và vừa: Diện tích trung bình từ 5 – 6 m2/người. Mức này phù hợp với đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
- Mức tiêu chuẩn: Diện tích trung bình 7 – 10m2/người. Với mức diện tích này, mỗi nhân viên sẽ có chỗ ngồi thoải mái, thúc đẩy sự sáng tạo, thuận lợi cho việc di chuyển và trao đổi với nhau.
Tuỳ thuộc vào mục đích, cách bố trí không gian, mô hình kinh doanh và phong cách thiết kế văn phòng mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng mức tiêu chuẩn diện tích khác nhau mặc dù có thể có cùng số lượng nhân sự.
Tiêu chuẩn diện tích mức trung bình đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) theo khu vực chức năng
Văn phòng thường được chia thành 4 khu vực chức năng chính: phòng làm việc nhân viên, văn phòng lãnh đạo, phòng họp và khu vực lễ tân. Phần dưới đây, HELI INTERIOR DESIGN sẽ cung cấp chi tiết các tiêu chuẩn thiết kế theo diện tích cho từng khu vực này.
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng với nhân viên
Thông thường, diện tích phòng làm việc cho mỗi nhân viên dao động từ 4 – 5m2/người. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này có thể thay đổi tùy vào kiểu nhân viên và loại hình công việc.
Bảng dưới đây thể hiện tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc nhân viên dựa trên kiểu nhân viên và loại hình công việc:
| Kiểu nhân viên | Loại hình công việc | Tiêu chuẩn diện tích |
| Nhân viên làm việc có vị trí cố định (Fixed Worker) |
|
|
| Nhân viên có vị trí làm việc linh hoạt (Flexible Worker) |
|
Diện tích tối đa: 3m2/người. |
| Nhân viên không cố định chỗ ngồi |
|
Diện tích tối đa: 1.5m2/người. |
Diện tích văn phòng làm việc dao động trung bình từ 4-5m2/người
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng lãnh đạo, giám đốc
Dưới đây là diện tích phòng làm việc giám đốc (thường chỉ có 1 người ngồi):
- Mức tối thiểu: Diện tích khoảng 10m², đủ để bố trí các thiết bị thiết yếu như bàn làm việc, ghế ngồi, tủ lưu trữ tài liệu và một số nội thất chức năng cơ bản.
- Mức tiêu chuẩn: Diện tích dao động từ 15-20m² sẽ tạo không gian làm việc thoải mái, cho phép bố trí thêm bộ bàn ghế tiếp khách và các phụ kiện văn phòng chuyên nghiệp.
- Mức tối ưu: Diện tích không có ngưỡng cố định mà phụ thuộc vào vị trí cấp bậc và yêu cầu đặc thù của người lãnh đạo. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính tương xứng với tổng diện tích văn phòng để tối ưu hiệu quả sử dụng không gian.
Phòng của giám đốc, lãnh đạo nên được thiết kế tại khu vực riêng biệt, đảm bảo yếu tố bảo mật, tính riêng tư và môi trường làm việc chuyên nghiệp. Diện tích phòng giám đốc cần được thiết kế hợp lý, không nên chiếm dụng quá nhiều không gian so với khu vực làm việc chung của nhân viên và phòng họp, nhằm đảm bảo sự cân bằng về chức năng giữa các khu vực trong văn phòng.
Tham khảo thêm: 30 mẫu thiết kế văn phòng làm việc giám đốc đẹp, sang trọng
Phòng giám đốc với diện tích 15m2 rộng rãi, bao gồm bàn làm việc cá nhân và khu vực tiếp khách sang trọng
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp
Tương tự các phòng ban khác như phòng làm việc nhân viên, phòng giám đốc, phòng họp cũng cần được tính toán diện tích cẩn thận, phù hợp. Diện tích phòng họp được xác định dựa trên số lượng người tham dự, dưới đây là bộ tiêu chuẩn tính diện tích phòng họp mà bạn có thể tham khảo:
- Phòng họp nhỏ (4 người): 5 – 8m²
- Phòng họp vừa (8 người): 15m²
- Phòng họp trung bình (12 người): 20m²
- Phòng họp lớn (20 người): 40m²
- Phòng hội thảo (100 người): 80 – 100m²
Diện tích phòng họp được tính toán để đảm bảo không gian thông thoáng, phù hợp với số lượng người tham gia và mục đích sử dụng. Một phòng họp quá nhỏ sẽ gây cảm giác chật chội, ảnh hưởng đến hiệu quả trao đổi. Trong khi không gian quá rộng có thể gây phân tán sự tập trung. Doanh nghiệp có thể cân nhắc thiết kế không gian linh hoạt để tối ưu diện tích, nâng cao tính thẩm mỹ và hiệu suất các cuộc họp.
Thiết kế phòng họp 20m2 dành cho 10 người theo phong cách mở hiện đại
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích quầy lễ tân, tiền sảnh
Khu vực lễ tân đại diện cho bộ mặt doanh nghiệp, nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và đối tác. Không gian này đòi hỏi diện tích hợp lý để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đảm bảo tính chức năng.
Dưới đây là bộ tiêu chuẩn diện tích quầy lễ tân, tiền sảnh mà bạn có thể tham khảo:
- Diện tích tổng thể: 10-20m², phụ thuộc vào quy mô và đặc thù văn phòng
- Khu vực chờ: Tối thiểu 6m² cho mỗi chỗ ngồi, đảm bảo không gian thoải mái cho khách
- Lối đi chính: Tối thiểu 5m để đảm bảo lưu thông thuận tiện và tuân thủ quy định an toàn
- Kích thước quầy tiêu chuẩn:
- Chiều cao: 1,1-1,2m
- Chiều sâu: 0,6-0,9m
- Chiều dài: Tương ứng với số lượng nhân viên và tỷ lệ hài hòa với diện tích sảnh
Với văn phòng diện tích vừa và nhỏ, cần chọn thiết kế quầy tiếp tân gọn gàng để tối ưu không gian tiền sảnh. Văn phòng quy mô lớn cần đảm bảo tỷ lệ cân đối giữa khu vực lễ tân và tổng thể không gian để tạo sự hài hòa về mặt thẩm mỹ và công năng.
Thiết kế quầy lễ tân với diện tích lớn, bố trí khu vực ngồi chờ khoa học giúp tạo ra lối di chuyển rộng rãi
Cách tính diện tích không gian văn phòng dựa vào thể tích
Một phương pháp khác để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng là dựa vào thể tích không gian trung bình mỗi người (đơn vị: m³), áp dụng chung cho tất cả các cấp bậc và vị trí.
Thể tích tiêu chuẩn thường nằm trong khoảng 10 – 11m³/người.
Để tính diện tích theo m², chỉ cần lấy thể tích chia cho chiều cao trần văn phòng.
Ví dụ:
- Trần cao 3m: Diện tích trung bình mỗi người là 3,3 – 3,7m² (10m³ ÷ 3m = 3,3m²; 11m³ ÷ 3m = 3,7m²).
- Trần cao 4m: Diện tích trung bình giảm còn 2,5 – 2,75m²/người (10m³ ÷ 4m = 2,5m²; 11m³ ÷ 4m = 2,75m²).
Cách tính này rất linh hoạt, đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với bố trí nội thất như bàn ghế, tủ tài liệu. Chiều cao trần càng lớn, diện tích cần thiết trên mặt sàn càng giảm, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian và chi phí.
Cách xây dựng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng phù họp
Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn phòng làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hãy cùng HELI tìm hiểu về 5 cách xây dựng tiêu chuẩn thiết kế dưới đây:
Xác định chính xác từng diện tích không gian văn phòng
Để xác định chính xác diện tích không gian văn phòng phù hợp, bạn cần xem xét 5 yếu tố dưới đây, nhằm giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định đúng đắn:
- Tính chất công việc: Với công việc teamwork cần không gian chung, công việc cần thiết bị thì diện tích văn phòng cần lớn. Ngược lại, với công việc ít offline hoặc chủ yếu ở hiện trường thì văn phòng nhỏ gọn là đủ.
- Quy mô nhân sự: Số lượng nhân viên và chức năng từng bộ phận sẽ ảnh hưởng đến việc phân bổ diện tích. Hãy dự trù cả số lượng nhân viên trong tương lai để tránh lãng phí hoặc phải cải tạo sau này.
- Văn hóa doanh nghiệp: Công ty sáng tạo ưu tiên không gian mở nhằm tăng tính tương tác, vì vậy không gian văn phòng không cần qua rộng. Ngược lại đối với công ty pháp lý hoặc nhà nước cần sự riêng tư và yên tĩnh, diện tích văn phòng cần rộng rãi để phân chia khu vực riêng biệt phù hợp.
- Đặc trưng vùng miền: Người phương Tây coi trọng không gian cá nhân nên văn phòng cần có diện tích rộng để thiết kế độc lập cho từng bộ phận. Đối với người phương Đông đề cao tính cộng đồng nên văn phòng được thiết kế mở nhằm tận dụng tối ưu không gian.
- Chi phí tài chính: Ngân sách hạn chế thì ưu tiên thiết kế văn phòng tối ưu diện tích và tận dụng các “góc chết”, ngân sách lớn hơn có thể đầu tư vào không gian rộng rãi và decor chuyên nghiệp.
Văn phòng thiết kế mở tạo sự tương tác với nhân viên
Tối ưu hóa diện tích đồ nội thất và thiết bị
Để tối ưu hóa diện tích văn phòng, việc lựa chọn và sắp xếp nội thất, thiết bị đóng vai trò then chốt. Dưới đây là 4 điểm cần lưu ý:
- Tính toán diện tích đặt nội thất: Không gian phòng cần được đảm bảo đủ diện tích để bố trí bàn, ghế, tủ tài liệu, máy in,… Bên cạnh đó, kích thước nội thất cần phù hợp với diện tích văn phòng để tạo sự thoải mái và thẩm mỹ.
- Tiêu chuẩn kích thước nội thất:
- Bàn làm việc: Có 4 kích thước phổ biến là 700mm, 720mm, 740mm và 760mm,
- Ghế: Có tiêu chuẩn chiều cao riêng là 400mm, 420mm và 440mm.
- Nội thất bàn và ghế khi sắp xếp cần giữ khoảng cách hợp lý từ 280 – 320mm, cũng như không gian dưới gầm bàn (cao tối thiểu 580mm, rộng tối thiểu 520mm) để đảm bảo sự thoải mái khi làm việc.
- Tối ưu diện tích thiết bị: Sử dụng các thiết bị treo tường (máy chiếu, loa đài…) giúp tiết kiệm diện tích. Máy in, máy photocopy nên chọn loại tích hợp và đặt ở góc văn phòng để tận dụng góc chết.
- Tối ưu không gian làm việc: Chọn nội thất nhỏ gọn, thiết bị đa năng và bố trí khoa học. Văn phòng rộng nhưng sắp xếp không hợp lý vẫn có thể gây cảm giác chật chội.
Lắp đặt tivi thông minh treo tường giúp tối ưu hóa không gian
Lựa chọn không gian đóng hoặc mở
Để thiết kế văn phòng hiệu quả, doanh nghiệp cần cân bằng giữa không gian mở và đóng. Không gian mở thúc đẩy sự hợp tác, còn không gian riêng tư giúp tăng sự tập trung. Các bộ phận như kế toán, nhân sự, pháp lý nên có không gian đóng để đảm bảo tính bảo mật. Ngược lại, các phong ban khác như Marketing, sáng tạo, Sales có thể ưu tiên các mẫu thiết kế văn phòng mở để tăng tương tác.
Việc bố trí vách ngăn và lối đi hợp lý cũng rất quan trọng để phân tách không gian mà không gây bí bách. Vách ngăn có thể sử dụng kính, gỗ, rèm hoặc cây xanh để vừa đảm bảo sự riêng tư vừa giữ được sự thông thoáng.
Thiết kế vách ngăn kính giúp đảm bảo sự riêng tư cho không gian văn phòng
Đáp ứng tiêu chuẩn về ánh sáng và thông gió
Ánh sáng và thông gió là yếu tố không thể thiếu trong thiết kế văn phòng. Bạn có thể thử kết hợp ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ lớn với ánh sáng nhân tạo từ đèn tuýp, đèn downlight để tạo sự hài hòa. Doanh nghiệp nên thiết kế hệ thống đèn chiếu sáng trên cao, đảm bảo không gian thoáng đãng.
Về thông gió nên sử dụng điều hòa, quạt thông gió, hệ thống hút khí để đảm bảo không khí lưu thông tốt. Hệ thống này nên được bố trí trên cao để không ảnh hưởng đến diện tích sử dụng mặt đất và tránh chồng chéo với hệ thống điện, nội thất. Việc đặt hệ thống chiếu sáng và thông gió đúng vị trí sẽ giúp không gian làm việc thoáng mát, sáng sủa, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc.
Hệ thống quạt trần tạo sự thông thoáng cho không gian
Đảm bảo tiêu chuẩn an toàn
An toàn là yếu tố quan trọng trong thiết kế văn phòng, không gian làm việc cần đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn để bảo vệ nhân viên. Doanh nghiệp cần bố trí lối thoát hiểm hợp lý theo từng quy mô.
Đối với doanh nghiệp nhỏ cần ít nhất 1 lối thoát hiểm, còn doanh nghiệp lớn cần ít nhất 2 lối thoát hiểm ở các hướng khác nhau. Ngoài ra, văn phòng cần trang bị đầy đủ hệ thống cảnh báo, thiết bị phòng cháy chữa cháy và hệ thống thoát khí khẩn cấp. Những yếu tố này chiếm một phần diện tích, vì vậy cần được tính toán kỹ lưỡng khi thiết kế.
Văn phòng làm việc cần được trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy chữa cháy
Tìm hiểu thêm: 10 nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc quan trọng
Lưu ý khi thiết kế nội thất văn phòng đạt tiêu chuẩn diện tích
Để thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần lưu ý 3 yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích sau:
- Loại hình công việc và đặc thù hoạt động: Các công việc yêu cầu sự tập trung cao thường cần không gian riêng tư và diện tích lớn hơn. Những ngành nghề sáng tạo ưu tiên môi trường làm việc mở, khuyến khích giao tiếp và sự tương tác. Các doanh nghiệp truyền thống thường yêu cầu không gian làm việc rộng rãi hơn so với những mô hình linh hoạt.
- Quy mô nhân sự và cách sắp xếp không gian: Đối với số lượng nhân viên lớn, cần thiết kế không gian rộng rãi, kết hợp giải pháp như “hot desk” để tối ưu diện tích. Không gian làm việc mở giúp tiết kiệm diện tích nhưng hạn chế tính riêng tư; sử dụng các ô làm việc (cubicle) sẽ phù hợp hơn cho những công việc cần sự bảo mật.
- Yêu cầu về các khu vực chức năng: Các phòng họp (diện tích từ 10–40m²), khu vực nghỉ ngơi (chiếm 10–15% diện tích), cùng các tiện ích như pantry hoặc kho lưu trữ nên được thiết kế theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tổng diện tích cho các khu vực chức năng thường dao động từ 20–40% tổng diện tích văn phòng.
Đối với các công việc cần sự sáng tạo, thiết kế văn phòng mở kết hợp yếu tố xanh là lựa chọn phù hợp
Để xác định diện tích văn phòng cần thiết, doanh nghiệp cần trả lời 12 câu hỏi sau:
- Tổng số nhân viên làm việc chính thức trong giờ hành chính là bao nhiêu? Bao nhiêu người làm việc tại các vị trí cố định? Bao nhiêu vị trí linh hoạt?
- Đội ngũ lãnh đạo gồm bao nhiêu người? Có cần thiết kế phòng làm việc riêng không?
- Công ty có thường xuyên tổ chức họp không? Có cần bố trí phòng họp riêng hay chỉ cần bố trí bàn họp tại không gian chung là đủ?
- Không gian làm việc cần được thiết kế theo không gian mở hay có vách ngăn, không gian đóng?
- Công ty có khách hàng, đối tác thường xuyên đến văn phòng không? Có cần khu tiếp tân không?
- Đặc điểm ngành nghề công ty có yêu cầu sự yên tĩnh và tiêu chuẩn âm thanh đặc biệt không?
- Nhân viên có cần tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc không? Hay có khu vực chung cho tất cả nhân viên?
- Doanh nghiệp có cần không gian riêng để làm phòng tiếp khách không?
- Không gian làm việc của phòng ban có cần sự riêng tư hay không?
- Nhân viên có cần cá nhân hóa không gian làm việc của họ không?
- Có cần tận dụng ánh sáng tự nhiên không, hay ưu tiên ánh sáng nhân tạo nhiều hơn?
- Doanh nghiệp có cần bố trí một vài không gian nghỉ ngơi, thư giãn cho nhân viên không?
Trong bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu về tầm quan trọng và các mức tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng phổ biến hiện nay. Có thể thấy tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng vô cùng quan trọng. Để có được phương án thiết kế nội thất văn phòng phù hợp, HELI INTERIOR DESIGN khuyên bạn hãy tìm cho mình một công ty thiết kế nội thất văn phòng TPHCM uy tín, nhằm giúp bạn tính toán được diện tích thiết kế văn phòng phù hợp nhất.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hay đang có nhu cầu thiết kế nội thất văn phòng đẹp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những giải pháp thiết kế văn phòng đạt chuẩn, đảm bảo phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 9A Phạm Cự Lượng, Phường 2, Tân Bình, Hồ Chí Minh.
- Điện thoại:(+84) 28 3847 9110
- Hotline: 093 8767 267 – 093 8675707
- Website: https://heli.com.vn/
- Email: info@heli.com.vn
